Produktives Arbeiten im Home-Office

Mit diesen fünf Werkzeugen kein Problem

Home-Office: Ein Thema das zunehmend an Bedeutung gewinnt, sei es durch den Wunsch nach einer besseren Work-Life-Balance und flexiblen Arbeitszeiten oder durch die aktuelle Corona-Krise, die viele Arbeitnehmer an die eigenen vier Wände bindet. Doch wie ist es möglich, die Arbeit zu Hause ebenso produktiv zu gestalten, wie es im Büro der Fall ist?

Das Home-Office bietet viele Vorteile, birgt aber auch Eingangsschwierigkeiten. Den meisten davon können Unternehmen jedoch mit nur fünf Werkzeugen begegnen:

  • Teamwork-Tool
  • IP-Telefonie
  • Home-Office-Anbindung
  • Firewall
  • Hardware

MS Teams: leistungsstarkes Teamwork-Tool

Teamarbeit: In vielen Unternehmen ist dies ein Schlüssel zum Erfolg. Bei der Arbeit im Home-Office fällt der direkte Kontakt zu den Kollegen weg und die Kommunikation muss digital erfolgen. Dabei können Unternehmen mit einem leistungsfähigen Teamwork-Tool, wie beispielsweise Microsoft Teams, unterstützen. Damit ist es möglich, genau wie im Büro Mitarbeiter in Gruppen zu versammeln, die alle relevanten Kenntnisse von Fremdsprachen über technische Fähigkeiten bis zu Erfahrungswerten bündeln. Absprachen werden dann in Teammeetings über Videotelefon abgehalten. Ebenso ist die Verständigung in Einzel- sowie Team-Chats möglich. Zudem können Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Von verschiedensten Arbeitsplätzen und -orten aus haben die Mitarbeiter Zugriff auf ein hochgeladenes Dokument und können Korrekturen durchführen.

IP-Telefonie: Kommunikationskanäle unter Kontrolle

Fast noch wichtiger als die interne Kommunikation ist der Kontakt zu Kunden und Interessenten. Mit dem Smartphone sind geschäftliche Telefonate eine Herausforderung. Oftmals ist die Verbindung schlecht, es kommt zu Unterbrechungen und Missverständnissen, die Unternehmen teuer zu stehen kommen können. Nicht zuletzt ist es gerade bei privaten Endgeräten oftmals nicht erwünscht, dass alle Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten die Telefonnummer erhalten.

In Zeiten der IP-Telefonie ist dies kein Problem mehr. Eine leistungsfähige Softwarelösung ist Swyx. Darüber wird die komplette Unternehmenskommunikation einheitlich auf einer Benutzeroberfläche dargestellt. Web-Konferenzen sind ebenso möglich wie das Verlegen einer Telefonanalage in die Cloud. Damit ist eine ständige und ortsunabhängige Erreichbarkeit über der regulären Firmennummer bei hoher Qualität gewährleistet. Auch die zentrale Rufnummer des Unternehmens kann übernommen werden. Ergänzt werden kann dies durch ein Unified Messaging Service (UMS). Dabei geht es unter anderem um den Umgang mit Sprachnachrichten, Fax und Textnachrichten. Sie alle werden in einer Mailbox gesammelt, auf die vom Computer oder vom Telefon zugegriffen werden kann. Gleichzeitig können User des UMS auch auf einen Messaging-Service und die Möglichkeit zur Videokommunikation zugreifen. Besonders hilfreich für das Home-Office ist auch die Funktion des Screensharings, die eine problemfreie Zusammenarbeit von verschiedenen Orten aus bietet. Nicht zuletzt kann die Kommunikation unter Kollegen dank der Präsenzanzeige zum Verfügbarkeitsstatus bestens geplant werden.

Home-Office-Anbindung per VPN-Client

Doch das ist noch nicht alles, was für ein produktives Arbeiten zu Hause sinnvoll ist. Natürlich müssen Mitarbeiter im Home-Office auch Zugriff auf relevante Informationen, Daten, Dokumente oder auch Ressourcen des Unternehmens besitzen, um ihre Aufgaben ebenso gut wie im Büro erledigen können. Um auf das schon genannte Beispiel zurückzukommen: Zur Vertragserstellung braucht es eine Vorlage, die Daten des Vertragspartners und den Zugriff auf die Software zur Vertragserstellung. Die benötigen Dokumente und oft sensiblen Daten auf den privaten Computer des Mitarbeiters zu übertragen, würde jedoch ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Denn natürlich sind Unternehmensnetzwerke deutlich besser gegen Cyber-Angriffe geschützt, als es bei Netzwerken im privaten Umfeld der Fall ist. Außerdem sind private Räumlichkeiten nicht entsprechend gegen den simplen physischen Zugriff von unberechtigten Personen geschützt. Denn: Was geschieht bei Diebstahl, Verlust oder defekt eines privaten Endgerätes, auf dem unternehmenskritische Daten gespeichert sind? Oftmals ist der Schaden in solchen Fällen nicht mehr rückgängig zu machen. Mit einem VPN-Client ist der sichere Fernzugriff durch Mitarbeiter im Home-Office dagegen gewährleistet.

Firewall – Schutz im Unternehmen und Home-Office

Im Zusammenhang mit dem Thema Security im Home-Office spielt die Firewall natürlich eine entscheidende Rolle. Denn oftmals entspricht der Schutz auf den Geräten im Home-Office nicht dem Standard im Büro. Für Unternehmen empfiehlt sich die Anschaffung eines modernen und leistungsfähigen Sicherheitssystems. Für Privatpersonen sind solche Lösungen jedoch häufig überdimensioniert und zu teuer. Ist aber das Firmennetzwerk gut geschützt, bleiben die Daten auch bei externem Zugriff via VPN-Client in Sicherheit. Mit Produkten aus dem Hause Sophos sind Anwender auf der sicheren Seite. Das System schützt alle Anwendungen im Netzwerk, von E-Mail über Internet und Apps bis zur Benutzerverwaltung. Dabei ist maximale Kontrolle über die Daten und deren Nutzung gegeben und der Web-Filter kann individuell gesteuert werden. Bei unerlaubten Zugriffen oder Aktionen treten sofort deutlich sichtbare Warnsignale auf und auch Phishing oder Spam gehören der Vergangenheit an.

Hardware: Geräte auf dem Stand der Technik

Wie die Firewall, so ist oftmals auch die Hardware, mit der ein Mitarbeiter im Home-Office Vorlieb nehmen muss, nicht auf ein dauerhaftes, komfortables Arbeiten ausgelegt. Der in die Jahre gekommene Laptop mit kleinem Bildschirm eignet sich für kurze Arbeitsgänge, ganze Arbeitstage gestalten sich jedoch schwierig. Kleine und ungewohnte Tastaturen verkomplizieren viele Prozesse oder die Höhe eines Bildschirms lässt sich nicht verstellen, sodass eine unbequeme Haltung eingenommen werden muss. Das wiederum führt auf lange Sicht zu Schmerzen, Krankheitsfällen und Unkonzentriertheit. Hier ist es wichtig, die Mitarbeiter mit hochwertiger Hardware auszustatten, die mit den im Büro verwendeten Geräten vergleichbar ist. Auch in dieser Hinsicht können wir Sie gerne beraten.

Fazit

Das Home-Office gewinnt zunehmend an Bedeutung. Kein Wunder: Denn die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen. Mit nur wenigen Werkzeugen sind Mitarbeiter auch zu Hause bestens ausgestattet. Wir als Systemhaus Cramer können bezüglich der Anbindung von Mitarbeitern im Home-Office auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Zudem bieten wir Schulungen für beispielweise Microsoft Teams an. Kommen Sie bei Fragen auf uns zu, wir beraten Sie gern.

  • Hamm
  • Kassel
  • Münster
  • Köln

Ihr Ansprechpartner zum Thema „Produktives Arbeiten im Home-Office“ in Hamm:

Christian Cramer

Herbert-Rust-Weg 8
59071 Hamm

Telefon: 02381 97385-0
Telefax: 02381 97385-10
E-Mail: christian.cramer@systemhaus-cramer.de

Ihr Ansprechpartner zum Thema „Produktives Arbeiten im Home-Office“ in Kassel:

Tobias Franz

Waldauer Weg 88
34253 Lohfelden

Telefon: 0561 50797-0
Telefax: 0561 50797-55
E-Mail: tobias.franz@systemhaus-cramer.de

Ihr Ansprechpartner zum Thema „Produktives Arbeiten im Home-Office“ in Münster:

Christian Cramer

Bahnhofstraße 24
48143 Münster

Telefon: 0251 490919-0
Telefax: 0251 490919-10
E-Mail: christian.cramer@systemhaus-cramer.de

Ihr Ansprechpartner zum Thema „Produktives Arbeiten im Home-Office“ in Köln:

Stephan Schmidt

Weißhausstraße 21a
50939 Köln

Telefon: 0221 936456-0
Telefax: 0221 936456-20
E-Mail: stephan.schmidt@systemhaus-cramer.de